FORMATION EMPLOYÉ ADMINISTRATIF ET D’ACCUEIL – RNCP 36803
BC02 : ASSURER L’ACCUEIL D’UNE STRUCTURE
LE METIER
L’employé administratif et d’accueil (EAA) exerce ses fonctions avec une grande polyvalence et joue un rôle essentiel dans le quotidien d’un service ou d’une structure. Par sa position physique au sein de l’entreprise, il véhicule l’image de la structure et facilite son fonctionnement. Il fluidifie la diffusion des informations et travaille dans un esprit de service avec les différents collaborateurs et les interlocuteurs externes. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Dans le respect des consignes et en prenant en compte l’environnement de la structure :
- il assure les travaux courants de secrétariat : il présente, saisit et actualise des documents professionnels à l’aide des outils bureautiques et optimise le fonctionnement de la messagerie générique de la structure.
- Au quotidien, il assure l’accueil des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l’expédition du courrier ; il effectue les recherches nécessaires pour répondre aux demandes d’informations tant à l’interne qu’à l’externe.
- Pour optimiser les organisations internes, il utilise des outils de collaboration, synchrones et asynchrones, et adopte une attitude écoresponsable en numérisant des documents, en local ou sur des serveurs distants tels que dans un cloud, afin d’assurer la conservation et la traçabilité des informations selon les procédures en vigueur.
L’employé administratif et d’accueil exerce son activité sous la responsabilité de la hiérarchie et en relation avec les différents services internes comme avec les partenaires externes. Il organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données, avec réactivité. Il respecte les règles de confidentialité et veille à assurer un environnement d’accueil conforme à la culture de la structure.
L’emploi s’exerce au sein d’un service ou à un poste d’accueil. Il nécessite un savoir-faire mobilisant des qualités personnelles comme des compétences techniques. L’utilisation quotidienne d’outils collaboratifs, d’une messagerie et de logiciels spécifiques à la structure implique, en permanence, une actualisation des compétences liées aux évolutions technologiques.
Les conditions d’exercice varient selon la structure dans laquelle il peut assurer tout ou partie des activités de l’emploi. Dans des structures de taille importante, les activités sont déterminées par les spécificités du service et nécessitent un autocontrôle du respect des procédures. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est nécessaire ainsi qu’une bonne capacité d’adaptation aux différents contextes de travail.
L’employé administratif et d’accueil doit faire face à des changements ou des interruptions fréquentes d’activité dans un environnement qui peut être bruyant. La simultanéité des tâches et l’afflux de visiteurs et d’appels téléphoniques nécessitent une capacité d’organisation et de contrôle de soi, dans une posture de service.
OBJECTIFS DE LA FORMATION
Notre formation vous permet de maîtriser le bloc de compétences du titre RNCP :
- RNCP36803BC02 – Assurer l’accueil d’une structure
IMPORTANT
Ce bloc de compétences fait partie intégrante de la formation complète menant au titre RNCP Employé administratif et d’accueil (EAA).
Il constitue une étape essentielle dans l’acquisition des compétences requises pour l’obtention du titre complet. Cependant, l’obtention de ce bloc seul ne permet pas de valider l’intégralité du diplôme.
Pour obtenir le titre Employé administratif et d’accueil (EAA), il est nécessaire de valider l’ensemble des blocs de compétences associés à la formation complète :
- EAA BLOC 1 – RNCP36803BC01 – Réaliser les travaux administratifs courants d’une structure
- EAA BLOC 2 – RNCP36803BC02 – Assurer l’accueil d’une structure
Cette démarche garantit une maîtrise globale des savoir-faire et savoir-être visés par le référentiel du titre RNCP.
CONTENU DE LA FORMATION
- Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs
- Traiter les appels téléphoniques
- Répondre aux demandes d’informations internes et externes
DURÉE
Voir sur le catalogue en ligne
STAGE PRATIQUE
- Un stage pratique est a effectuer avant le passage du titre professionnel complet (BC011 + BC02 + Stage)
- Ce stage est de 280 heures (exemption possible pour les personnes en poste)
MODALITÉS
Formation en e-learning.
LES ÉPREUVES DE L’EXAMEN DU BLOC DE COMPÉTENCE
Mise en situation professionnelle : 01 h 10 min
La mise en situation professionnelle se déroule dans le contexte d’une entreprise fictive.
Mise en situation orale (durée 1 h 10 dont 10 min de préparation)
À partir de scénarios préétablis choisis par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation, puis d’une heure pour accueillir deux visiteurs, traiter plusieurs appels téléphoniques, rédiger un message à partir des notes prises au cours des situations d’accueil et des appels téléphoniques et le transmettre, via le canal de communication approprié.
Entretien technique : 00 h 15 min
Y compris le temps d’échange avec le candidat sur le dossier professionnel. L’entretien technique permet également au candidat de présenter ses travaux et d’argumenter ses choix relatifs à la mise en situation.
Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 01 h 25 min
OBTENTION DU TITRE
Le jury, au vu des éléments spécifiques à chaque parcours, décide ou non de l’attribution du titre. En cas de non obtention du titre, le jury peut attribuer un ou plusieurs certificat(s) de compétences professionnelles (CCP) composant le titre. Le candidat peut se présenter aux CCP manquants dans la limite de la durée de validité du titre.
Afin d’attribuer le titre, un entretien final se déroule en fin de session du dernier CCP, et au vu du livret de certification.
En cas de révision du titre, l’arrêté de spécialité fixe les correspondances entre les CCP de l’ancien titre et ceux du titre révisé. Le candidat se présente aux CCP manquants du nouveau titre.
En cas de clôture du titre, le candidat ayant antérieurement obtenu des CCP dispose d’un an à compter de la date de la fin de validité du titre pour obtenir le titre initialement visé.
Si vous choisissez par exemple de vous former sur un bloc de compétence après l’autre :
Le candidat issu d’un parcours composé de différentes périodes de formation ou ayant réussi partiellement le titre peut obtenir le titre par capitalisation des CCP constitutifs du titre.
Pour l’obtention de chaque CCP, le candidat est évalué par un jury composé de professionnels. L’évaluation est réalisée sur la base des éléments suivants :
- une mise en situation professionnelle ou une présentation d’un projet réalisé en amont de la session, complétée par un entretien technique, un questionnaire professionnel, un questionnement à partir de production(s) si prévus au RC ;
- les résultats des évaluations passées en cours de formation pour les seuls candidats issus d’un parcours de formation ;
- un dossier professionnel dans lequel le candidat a consigné les preuves de sa pratique professionnelle, complété d’annexes si prévues au RC.
Afin d’attribuer le titre, un entretien final se déroule en fin de session du dernier CCP, et au vu du livret de certification.
LE DÉROULEMENT DES ÉPREUVES
La formation Conseiller en Insertion Professionnelle vous prépare au passage des épreuves, avec des cours présentiels ou en e-learning.
Des sessions en présentiel sont ensuite organisées pour vous préparer à l’examen de fin de formation qui vous permettra d’obtenir votre titre professionnel.
Le passage du titre complet se déroule dans un de nos centres d’examens régionaux, pendant une journée. Plusieurs sessions sont programmées dans l’année pour vous permettre d’entrer rapidement dans la vie professionnelle à l’issue de votre formation Conseiller en Insertion Professionnelle (CIP).
PLACES PAR SESSION
Présentiel :
- 12 personnes maximum
- Session garantie à partir de 4 personnes
E-learning et mixte :
- 100 places par session
- Session garantie à partir de 2 apprenants
PROCHAINES SESSIONS
Individuels :
- inscriptions et dates sur le catalogue en ligne : EAA – DISTANCIEL : Titre Employé Administratif et d’Accueil- Catalogue IFASAD
- par téléphone :
Groupes et entreprises :
- demande par mail à contact@ifasad.fr
- par téléphone :
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- Employé Administratif et d’Accueil- Catalogue IFASAD
- EAA – DISTANCIEL : Titre Employé Administratif et d’Accueil en VAE- – Catalogue IFASAD
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Rappel : Le compte CPF permet aux salariés d’accéder à la formation professionnelle librement grâce à un budget directement mis à leur disposition sur un compte personnel : https://www.moncompteformation.gouv.fr
